Que savez-vous du métier de secrétaire indépendant(e) ?

Que  savez-vous du métier de secrétaire indépendant(e) ?

Un(e) secrétaire indépendant(e) est une personne qualifiée, indépendante et elle-même chef d'entreprise qui assure des tâches de secrétariat soit dans les locaux d'une "entreprise-cliente", soit en ses locaux (télé-secrétariat ou e-secrétaire).

Qui sont les secrétaires indépendant(e)s ?

La majorité est des femmes, mais cette profession attire également un certain nombre d'hommes.

De niveau humanités supérieures (CESS), Etudes supérieures (Secrétariat de direction), ou de formation (reconversion professionnelle), les secrétaires indépendant(e)s sont rarement débutant(e)s, ils (elles) ont appris les ficelles du métier après plusieurs années en entreprises.

Elles (ils)  travaillent soit sous un statut d'indépendant complémentaire ou complet. La disponibilité étant bien évidemment liée à ce statut.

Au service de qui travaille un(e) secrétaire indépendant(e) ?

Le secrétariat est un vaste domaine et requiert parfois certaines spécialisation (juridiques, médicales, assurances, industries, ….) Le télé-secrétariat est né dans les années 80, notamment dans le secteur médical. Il s'étend aujourd'hui à tous les secteurs et depuis la crise de 2009, il est un atout majeur dans la gestion de TPE (indépendants, artisans, etc.).

Notre pays comptait, en 2013, 373.763 entreprises en personnes physiques, toutes régions confondues (http://bestat.economie.fgov.be/BeStat/BeStatMultidimensionalAnalysis?loadDefaultId=581).

La charge de travail administratif pour ces petites entreprises n'est pas souvent suffisante pour justifier l'embouche d'un(e) secrétaire, même à temps partiel, ou la charge financière d'un tel investissement s'avère trop lourde et peu flexible.

Plusieurs solutions s'offres à ces petites entreprises :

-          Se débrouiller seul avec les "moyens du bord"

-          Prendre une intérimaire

-          S'adresser à un groupement d'employeur et "partager un(e) secrétaire"

-          Faire appel à un(e) secrétaire indépendant(e).

Comment fonctionne la collaboration avec une secrétaire indépendante ?

Souvent le/la secrétaire indépendant(e) travaille dans ses bureaux. Elle peut se déplacer et intervenir dans les locaux de l'entreprise si telle est la volonté ou le besoin du "Client".

Les prestations bien définies font l'objet d'un devis lorsqu'il s'agit de tâches ponctuelles, si celles-ci sont régulières, elles font souvent l'objet d'une convention ou lettre de mission signée entre les deux parties. Cette convention a pour but d'avoir une trace écrite des tâches confiées et du prix des prestations, mais l'entreprise-cliente ou le/la secrétaire peuvent arrêter très rapidement le "partenariat".

Le taux horaire varie entre 20,00 € et 50,00 €, notamment en fonction du statut "complémentaire" ou "complet" du/de la secrétaire, de sa spécificité, de son expérience, du lieu d'exécution.

Même si la proximité est importante, en fonction de la natures des tâches souhaitées par l'entreprise-cliente (travail sur site, gestion administrative régulière, établissement de documents dictés, retranscription, etc.) un(e) secrétaire peut avoir des clients partout en Belgique et même à l'étranger.

Avantages d'un(e) secrétaire indépendant(e).

-          Sauf spécification contraire, il n'y a pas d'engagement dans la durée. Les prestations peuvent s'adapter au besoin du client en fonction de son budget et de ses nécessités (professions saisonnières, diminution du chiffre d'affaire, période de vacances ou de maladie, …)

-          Faire appel à un(e) secrétaire indépendante représente un avantage financier, en comparaison au coût d'un(e) intérimaire ou de l'engagement d'un(e) salarié(e) : pas de charges sociales, de congés payés, pas de salaire garanti en cas de maladie ou grossesse, pas d'assurance "Accident du travail", pas de frais de secrétariat social (affiliation ou personnel supplémentaire), pas de formation à financer, etc. …

-          Moins de frais de fonctionnement : bureau, PC, imprimante, téléphone, mise en conformité du lieu de travail imposé par la réglementation sur le travail, chauffage et éclairage des locaux …

-          Respect écologique : qui dit télétravail dit moins de déplacement et moins d'émission de CO²

-          La disponibilité est un atout important : le/la secrétaire indépendant(e) s'adapte à vos horaires (fin de journée, week-end, urgence, etc.) sur demande et avec adaptation du taux horaire.

Quels sont les freins à faire appel à un/une secrétaire indépendant(e) ?

-          La confidentialité et la confiance : le fait de ne pas faire directement partie de "l'entreprise-cliente" peut être perçu comme un frein. Il faut instaurer une relation de confiance. Des clauses de confidentialité peuvent être inclues dans les devis/convention.

-          Le contrôle des heures effectives est difficilement contrôlable par le "client". La confiance est là aussi essentielle.

-          Les relations avec le/la secrétaire indépendant(e) sont moins instantanées et demandent dès lors un minimum d'organisation de part et d'autre.

Les avantages sont plus nombreux et d'une grande importance. La confiance est une valeur qui se gagnera de la même façon qu'avec un(e) salariée que l'on engage.

Le/la secrétaire indépendant(e) l'artisan d'un métier qui gagne à être connu.